Udvarhelyi TeljesítményTúra 2019 – szabályzata

  1. Szervezés

1.1  Az „Udvarhelyi TeljesítményTúra 2019” szervezői az Erdélyi Kárpát Egyesület Székelyudvarhelyi Osztálya, a Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány, a Szekler Teker, a „Feel Good” Sportegyesület és a Zöld Székelyföld Egyesület.

  1. Az esemény jellemzői

2.1 Az esemény nem verseny jellegű, célja a természetjárás ösztönzése, természeti értékeink óvása és tudatosítása.

2.2  Az „Udvarhelyi TeljesítményTúra 2019” időpontja 2019 május 4, indulási helyszíne és időpontja a választott távtól függ.

2.3 A távok érkezési pontja a Csicser Tangazdaság.

  1. Távok

3.1 A leghosszabb 35 km-es táv teljesen körbekerüli Székelyudvarhelyt, a Jézus Szíve kápolnától indulva a Budvár aljáig, összesen 1350 m-es szintkülönbséggel. A távot maximum 11 óra alatt kell teljesíteni, indulás reggel 8 órakor a Jézus Szíve kápolnától.

3.2 A közepes 20 km-es táv Fenyédről indul (a Márton Áron Általános Iskolától), és – követve a 35 km-es táv második szakaszát – 860 m-es szintkülönbséggel a Budvár alatt ér véget. Szintidő 7 óra, indulás 10 órakor a fenyédi Márton Áron Általános Iskolától.

3.3 A legrövidebb 10 km-es táv Szejkefürdőről indul, a teljes táv szintemelkedése 420 m. Szintidő 5 óra, indulás 9-10 órák között a Szejkefürdőről.

3.4 Mindhárom táv a Budvár és Csicser alatt levő Csicser Tangazdaságnál ér véget

3.5 Mindhárom táv megtételére térképet biztosítanak a szervezők

3.5 Az útvonalak tartalmazhatnak kiépített közutakat és korszerűsítetlen erdei utakat, kijelölt- és jelöletlen szakaszokat, szűk ösvényeket, mély völgyeket, balesetveszélyes terepet, stb. Az útvonalak nagy része turistajelzéssel vannak ellátva, illetve a jelöletlen szakaszokon speciális jelzések lesznek láthatóak (szalagjelzés, színes spray jelzés, stb.)

  1. Részvételi feltételek

4.1 Az eseményen részt lehet venni egyéni és családos regisztráció alapján.

4.2 Minden résztvevő a helyszínen ki kell töltsön egy felelősségi nyilatkozatot, amelyben elismeri és elfogadja az Udvarhelyi TeljesítményTúra Szabályzatában  foglaltakat. Továbbá azt, hogy az eseményen saját felelősségére indul, hogy egészségi állapota megfelel az eseményen való részvételi feltételeknek, és elfogadja, hogy az esemény szervezői bármely résztvevő egészségkárosodásáért, vagy az eseménnyel összefüggésben keletkezett káraiért kártérítésre nem kötelezhetők.

4.3 A részvétel regisztrációhoz kötött, amely lehet online illetve helyszíni regisztráció.

4.4 Online regisztráció április 26-ig lehetséges.

4.4.1 Az online regisztráció abban az esetben érvényes, ha a regisztrációs díj is befizetődött április 26-ig a visszaigazoló e-mailben megkapott információk alapján.

4.4.2 Április 26-ig, a rövid távra (10 km) online regisztráló családok egy környezetkímélő szatyrot és egy rejtvényekben gazdag túra füzetet kapnak, amely bemutatja az útvonalat és a környező természet gazdagságát is.

4.5 Családos részvétel esetében minimum 1 felnőtt és 1 gyerek regisztrációja szükséges (a gyerek 14 év alatti kell legyen).

4.6 A családok létszáma nem korlátozott, de a családtagok együtt kell teljesítsék a távot.

4.7 Minden családban kell legyen egy csapatvezető (szülő), aki vállalja a kiskorúakért a felelősséget.

4.8 Amennyiben bármilyen külső hatás miatt a kijelölt dátumon az esemény meghiúsulna, a szervezők elhalaszthatják későbbi időpontra, amelyről időben értesítik a résztvevőket. Ebben az esetben új időpont kerül kijelölésre, amelyre az előregisztrációk érvényesek lesznek. A nevezési díjakat nem áll módunkban visszatéríteni.

  1. Részvételi díjak

5.1 Felnőtteknek

    • 30 ron/fő
    • 20 ron/fő (amennyiben családjával túrázik a 10 km-es távon, család = min. 1 felnőtt + 1 gyerek, aki 14 év alatti)

5.2 Gyerekeknek

    • gyerekeknek (14 év alatt): 10 ron/fő
  1. Ellenőrző pontok

6.1 A teljesítménytúra során kijelölt ellenőrző pontok lesznek, amelyeknél kötelező módon át kell haladniuk a versenyzőknek.

  1. Fotózás/filmezés:

7.1 Minden résztvevő az „Udvarhelyi TeljesítményTúra 2019”-re való nevezése és részvétele által elfogadja, hogy a versenyen készült fotókat, illetve kisfilmeket a szervezők felhasználhatják az esemény népszerűsítésére.

  1. A program adatvédelmi szabályzata:

8.1 A Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány (a továbbiakban SZKA) tájékoztatja a Mozdulj Velünk! programjában résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

8.2 Az adatkezelő adatai:

Név: Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány
Székhely: 535600 Székelyudvarhely, Kossuth Lajos u. 20. szám
Adószám: 23073451
e-mail-cím: szka@szka.org
Telefonszám: 0366 100 283
Honlap: www.szka.org

8.3 Az adatkezelés jogalapja:

Programunkra való nevezésével, hírleveleinkre való feliratkozásával a résztvevő hozzájárul, hogy az SZKA meghatározott szolgáltatásokat teljesítsen a résztvevőirányába:

– a résztvevő email-címét és telefonszámát annak érdekében használjuk fel, hogy:

– tisztázzuk a hibás/használhatatlan adatokat, stb.

– elérhessük a regisztrációs díj kifizetésével kapcsolatosan

– értesítsük a programmal (programjainkkal) kapcsolatos híreinkről

Minden egyéb megadott adatot statisztikák készítésére használunk fel.

Ezek az adatok az online nevezési rendszerbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja a résztvevő hozzájárulása.

Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek küldéséhez. Ez a hozzájárulás a többi adattól függetlenül bármikor visszavonható. A visszavonás nem akadálya a programban való részvételnek.

A felsorolt adatokat a résztvevő beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, az értesítések kiküldéséhez), a rendezvény lebonyolításához (pl. rajtszámozás, kategóriák kialakítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez használjuk. A regisztrációkor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.

Adatok, amelyeket elkérünk:

      • név – megjelenik a versenylapon, amelyet a résztvevőn kívül a pályabírák láthatnak
      • életkor – nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
      • nem – nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
      • település – nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
      • telefonszám – nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges
      • e-mail-cím – nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges
      • táv méret – nem jelenik meg semmilyen felületen

8.4 Kiskorúak benevezése

A programban fiatalkorúak is benevezhetnek (14 év alatti gyerek). Az ők esetében a benevezést egy hivatalos képviselő ejti meg (szülő, gyám, stb.) és csak felnőtt felügyeletével indulhatnak.

8.5 Az adatkezelés célja és időtartama

Az SZKA által folytatott adatkezelés általános célja:

    •   a résztvevők beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
    •   a benevezettek/érdekeltek tájékoztatása
    •   pénzügyi nyilvántartások vezetése,
    •   statisztikák, elemzések összeállítása,
    •   kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
    •   szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.

Adatbázisunkban a személyes adatokat az érdekeltek hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük.

8.6 Marketing tevékenységünk részletezése

Az alapítvány felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez a résztvevőik nevezésükkel hozzájárulnak, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).

8.7 A kezelt adatok köre

Résztvevőinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk az esemény során elért eredményeket (pl. teljesítési idő, megtett táv) és a program szervezésével kapcsolatos adatokat (pl. versenylap átvétele, nevezés visszaigazolása, felajánlás befizetése, stb.).

Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, befizetett tétel, nyugtaszám, online nevezés esetén tranzakció azonosító, esetenként szerződésszám). Az online kifizetési rendszerben ügyfeleink a bankkártyával kapcsolatos adataikat közvetlenül az online fizetési platformot működtető cégnek adják meg, így semmilyen bankkártyával kapcsolatos adat nem kerül a Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány birtokába, ilyen adatot nem kezelünk.

8.8 Adatfeldolgozó partnereink

Az eseményen bírói lapon vezetett ellenőrzést biztosítunk, melyet az Erdélyi Kárpát Egyesület Székelyudvarhelyi Osztályának tagjai kezelnek. Ők a résztvevőink következő adatait láthatják (amelyek szükségesek a rendezvény lebonyolításához):

– résztvevő neve

– résztvevő rajtszáma

8.9 E-mailek küldése

E-mailt küldünk minden résztvevőnek

    •   a sikeres nevezésről (visszaigazoló levél),
    •   a programmal kapcsolatos tudnivalókról,
    •   szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából

A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.

A résztvevő a regisztrációval/nevezéssel hozzájárul ahhoz, hogy részére az SZKA elektronikus hírlevelet küldjön. Amennyiben az érintett a továbbiakban nem kíván az SZKA-tól elektronikus tájékoztatást kapni, erre irányuló kérését elektronikus úton jelezheti az SZKA-nak az szka@szka.org e-mailcímen. Az alapítvány a kérés fogadásától számított 3 munkanapon belül eleget tesz az érintett kérésének.

8.10 Az adatok megismerésére jogosultak köre

Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez az alapítványon belül csak azon tagok jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik a résztvevők esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:

    •   a neveztetők és adatrögzítők,
    •   a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
    •   a pénzügyi adatok kezelője
    •   a marketinges adatok kezelője

8.11 Adatok törlése

Ügyfeleink a jogszabály alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a Mozduljunk ki! programból való visszalépéssel együtt lehetséges.

A hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve létfontosságú érdekeik érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik (pl. külső kulcs).